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Privacy Policy

Table of Contents

  1. General overview
  2. Consent
  3. Types of personal information we collect and how we use the personal information
  4. When we share personal information
  5. Where we store and process personal information
  6. How we secure personal information
  7. How long we keep personal information
  8. Your right to access and correct your personal information
  9. Cookies and similar technologies
  10. Interest-based advertising (IBA)
  11. Opting out of IBA
  12. Advertising on mobile devices
  13. Do not track
  14. Connecting via social networks
  15. Links and connections to third-party services
  16. Children’s privacy
  17. How to contact us

1. General overview

First Reference Inc. ("First Reference") recognizes the importance of an individual's right to keep personal information private. First Reference is committed to the responsible handling and protection of personal information. Personal information means any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural, or social identity of that person.

First Reference's business involves the placement and licensing of our products and services on a business-to-business basis. As such, business information is preferred over personal information for all business-to-business transactions.

This Privacy Policy explains how First Reference will collect, use, disclose, transfer, and store personal information when needed to provide our services or products and for our operational and business purposes as described in this policy. We want to be clear about our privacy practices so that you can make informed choices about the use of your information, and we encourage you to contact us at any time with questions or concerns.

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2. Consent

Your access to one of our products or services signifies your consent to the collection, use and disclosure of your personal information in the manner described in this Privacy Policy, as amended from time to time. First Reference will notify subscribers via electronic mail or posting on its website, in advance, of any material changes to this privacy policy, however we reserve the right to revise this privacy policy, without notice, by updating this webpage. Your continued use of any of our product or services after revisions are made constitutes your acceptance of the revised privacy policy. Please check this policy regularly.

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3. Types of personal information we collect and how we use the personal information

First Reference collects personal information from you, for example, if you register for an event, request information, purchase a licence to use one of our services or products, or request customer or technical support. We may ask you to provide information such as your name, address, phone number, email address, user name and password, and information about your device.

Not all of the personal information First Reference holds about you will always come directly from you. It may, for example, come from your employer, other organizations to which you belong, or a professional service provider such as your tax or accounting professional or lawyer, if they use our services or products.

We also collect personal information from third parties such as our partners, service providers, and publicly available websites, to offer services or products we think may be of interest and to help us maintain data accuracy and provide and enhance the services or products.

In addition, our servers, logs, and other technologies automatically collect certain information to help us administer, protect, and improve our services and products; analyze usage; and improve users’ experience. We share personal information with others only as described in this policy, or when we believe that the law permits or requires it.

Occasionally we collect and process what may be considered sensitive personal information. Sensitive personal information is a subset of personal information and is generally defined as any information related to trade union membership and gender. In some instances, sensitive personal information may also include precise geolocation information, financial and bank account numbers, or unique identifiers.

For example, if you purchase a license from us or subscribe to our services or products, we will collect payment information, such as financial or bank card information, and other information necessary for us to process the transaction. If you or your service professional uses our policy generating software, we will collect some company and employee information. Some of our services and products will ask you to share your precise geolocation so we can customize your experience and increase the accuracy of the service or product. We may also collect information such as a government-issued identification number if you use our elearning, training or workflow software. Information that is considered sensitive under applicable law will be handled in accordance with such laws.

We process personal information for these services and products for business-related purposes:

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4. When we share personal information

First Reference shares or discloses personal information when necessary to provide services or products or conduct our business operations as described below. When we share personal information, we do so in accordance with data privacy and security requirements. We may occasionally share non-personal, anonymized, and statistical data with third parties. Below are the parties with whom we may share personal information and why.

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5. Where we store and process personal information

First Reference is a national organization and your personal information may be stored and processed outside of your province or territory. We take steps to ensure that the information we collect is processed according to this privacy policy and the requirements of applicable law wherever the data is located.

First Reference has networks, databases, servers, systems, support, and help desks located in Ontario. We collaborate with third parties such as cloud hosting services, suppliers, and technology support located around the world to serve the needs of our business, workforce, and customers. We take appropriate steps to ensure that personal information is processed, secured, and transferred according to applicable law. In some cases, we may need to disclose or transfer your personal information within First Reference or to third parties in areas outside of your Canada, province and territory. The areas in which these recipients are located will vary from time to time, but may include the United States, Europe, Canada and other countries where First Reference uses contractors or third-party licences.

When we transfer personal information from the European Economic Area to other countries in which applicable laws do not offer the same level of data privacy protection as in your home country, we take measures to provide an appropriate level of data privacy protection. In other words, your rights and protections remain with your data. For example, we use approved contractual clauses, multiparty data transfer agreements, intragroup agreements, and other measures designed to ensure that the recipients of your personal information protect it. If you would like to know more about our data transfer practices, please contact our Privacy Officer.

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6. How we secure personal information

First Reference takes data security seriously, and we use appropriate technologies and procedures to protect personal information. Our information security policies and procedures are closely aligned with widely accepted international standards and are reviewed regularly and updated as necessary to meet our business needs, changes in technology, and regulatory requirements.

For example:

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7. How long we keep personal information

First Reference with the collaboration of the Privacy Officer retains personal information for as long as we reasonably require it for legal or business purposes. In determining data retention periods, First Reference takes into consideration local laws, contractual obligations, and the expectations and requirements of our customers. When we no longer need personal information, we securely delete or destroy it.

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8. Your right to access and correct your personal information

We respect your right to access and control your information, and we will respond to requests for information and, where applicable, will correct, amend, or delete your personal information.

You can also first contact our Privacy Officer at:

First Reference Inc.
Privacy Officer
50 Viceroy, Unit 1
Concord, ON
L4K 3A7
Email: privacy@firstreference.com

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9. Cookies and similar technologies

First Reference and our third-party providers set and use cookies and similar technologies to store and manage user preferences, deliver targeted advertising, enable content, and gather analytic and usage data, for example. The use of cookies and other tracking technologies is standard across websites and apps through which information is collected about your online activities across applications, websites, or other services and products. More information about how we use cookies and similar technologies and how you can control and manage them is below.

What is a cookie?

A cookie is a small text file that is placed on a computer or other device and is used to identify the user or device and to collect information. Cookies are typically assigned to one of four categories, depending on their function and intended purpose: absolutely necessary cookies, performance cookies, functional cookies, and cookies for marketing purposes.

Types of cookies and why we use them

Managing cookies

You can manage website cookies in your browser settings and you always have the choice to change these settings by accepting, rejecting, or deleting cookies. If you choose to change your settings, you may find that certain functions and features will not work as intended on the Services. All browser settings are slightly different, so to manage cookies you should refer to the relevant settings within your browser.

We understand that you may want to know more about cookies. Here are some useful resources that provide detailed information about types of cookies, how they are used, and how you can manage your cookie preferences: www.aboutcookies.org or www.allaboutcookies.org. Please click below for detailed information on how to disable and delete cookies in some commonly used browsers:

Other tracking technologies

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10. Interest-based advertising (IBA)

Interest-based advertising (IBA) allows us to deliver targeted advertising to users of our services and products. IBA works by showing you advertisements that are based on the type of content you access or read. For example, as you browse our services and products, one of the cookies placed on your device will be an advertising cookie so we can better understand what sort of pages or content you are interested in. The information collected about your device enables us to group you with other devices that have shown similar interests. We can then display advertising to categories of users that is based on common interests. For more information about IBA, please visit http://www.iab.net/public_policy/behavioral-advertisingprinciples.

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11. Opting out of IBA

If you want to opt out of receiving interest-based advertising, it does not mean that you will no longer receive marketing or advertising when you are using our services or products. It just means that we will not use information collected about you for IBA and that any advertising you see will not be customized or relevant to you. You can exercise your online advertising choices at optout.aboutads.info or by clicking the AdChoices icon in an ad and following the instructions. You may also opt out of receiving interest-based ads from many sites through the Network Advertising Initiative's (NAI) Opt-Out Tool available at www.networkadvertising.org/choices). Remember, if you delete cookies, use a different device, or change web browsers, you may need to opt out again.

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12. Advertising on mobile devices

Mobile devices have an identifier that gives companies the ability to serve targeted ads to a specific mobile device. In many cases, you can turn off mobile device ad tracking or you can reset the advertising identifier at any time within your mobile device privacy settings. Another tool you can use to control advertising on your mobile device is the AppChoices App available at youradchoices.com/appchoices. You may also choose to turn off location tracking on your mobile device. If you turn off ad tracking or location tracking, we will no longer use information collected from your device’s advertising identifier for the purposes of advertising. You may still see the same number of ads but they may be less relevant because they will not be based on your interests.

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13. Do not track

Some browsers transmit Do Not Track (DNT) signals to websites. Due to the lack of a common interpretation of DNT signals throughout the industry, First Reference does not currently alter, change, or respond to DNT requests or signals from these browsers. We will continue to monitor industry activity in this area and reassess our DNT practices as necessary.

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14. Connecting via social networks

Some of our services or products may include social networking features, such as the Facebook® “Like” button and widgets, “Share” buttons, and interactive mini-programs. Additionally, you may choose to use your own social networking logins from, for example, Facebook or LinkedIn®, to log into some of our services or products. If you choose to connect using a social networking or similar service, we may receive and store authentication information from that service to enable you to log in and other information that you may choose to share when you connect with these services. These services may collect information such as the web pages you visited and IP addresses, and may set cookies to enable features to function properly. We are not responsible for the security or privacy of any information collected by these third parties. You should review the privacy statements or policies applicable to the third-party services you connect to, use, or access. If you do not want your personal information shared with your social media account provider or other users of the social media service, please do not connect your social media account with your account for the services or products and do not participate in social sharing on the services or products.

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15. Links and connections to third-party services

Our services or products may contain links to and may be used by you in conjunction with third-party apps, services, tools, and websites that are not affiliated with, controlled, or managed by us. Examples include Facebook, LinkedIn, Twitter® and, third-party apps like voice software and readers. The privacy practices of these third parties will be governed by the parties’ own privacy statements or policies. We are not responsible for the security or privacy of any information collected by these third parties. You should review the privacy statements or policies applicable to these third-party services.

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16. Children’s privacy

First Reference provides information solutions for professionals, and our services or products are generally not aimed at children. If, however, we collect and use information about children, such as to develop an educational resource, we will comply with industry guidelines and applicable laws.

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17. How to contact us

We understand that you may have questions or concerns about this policy or our privacy practices or may wish to file a complaint. Please feel free to contact us in one of the following ways:

First Reference Privacy Officer

Email: privacy@firstreference.com
Address: 50 Viceroy, Unit 1, Concord, ON, L4K 3A7

Marketing preferences and services support

To update your account information or email marketing preferences, or for technical support or other help with your products or services, please visit your account, accessible by the “My Account” button at the top-right of the First Reference corporate website or use the “Contact Us” option for the relevant service or product or contact customer service at info@firstreference.com.

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This Privacy Policy, as amended from time to time, was adopted by First Reference as of April 1, 2009.

Updated January 29, 2018

English/Anglais

Politique relative à la protection de la vie privée

Table of Contents

  1. Aperçu général
  2. Consentement
  3. Liens vers les sites Web de tiers
  4. Collecte de renseignements et utilisation de renseignements personnels nominatifs
  5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels
  6. Conservation de vos renseignements personnels
  7. Utilisation de témoins de connexion
  8. Utilisation des babillards électroniques, du clavardage et des forums de discussion
  9. Accès à vos renseignements personnels, questions et réclamations

1. Aperçu général

First Reference Inc./La Référence (« La Référence ») reconnait l'importance du droit des individus à protéger le caractère privé de leurs renseignements personnels nominatifs (RPN). Les RPN font référence à des renseignements au sujet d'un individu identifiable; autrement dit ce sont des renseignements sur la base desquels l'identité d'un individu peut être connue, tels que l'adresse du domicile et le numéro de téléphone, l'adresse courriel, les préférences en terme de produits, ainsi que d'autres informations personnelles privées. Les RPN n'incluent pas le nom, la désignation professionnelle ou le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d'un employé dans une entreprise, ni des informations qui sont déjà dans le domaine public, comme les informations qui figurent dans l'annuaire téléphonique.

Les produits et les services auxiliaires que propose La Référence étant destinés au commerce inter-entreprises, la société privilégie les renseignements d'entreprise par rapport aux renseignements personnels nominatifs pour toutes les transactions inter-entreprises.

Cette politique relative à protection de la vie privée explique la manière dont La Référence procède dans la collecte, l'utilisation, la divulgation et le stockage des RPN que vous fournissez quand vous souscrivez à un de nos produits ou services en version imprimée, électronique ou en ligne; quand vous répondez à un sondage ou une étude; ou quand vous accédez à notre site Web ou quand vous communiquez électroniquement avec nous.

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2. Consentement

En accédant à notre site Web, ou en achetant ou en souscrivant à quelconque de nos produits, vous signifiez votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos RPN de la manière décrite dans la version la plus récente de cette politique relative à la protection de la vie privée. La Référence s'engage à informer à l'avance ses abonnés par courriel ou par courrier postal de tout changement important apporté à cette politique relative à la protection de la vie privée, mais se réserve néanmoins le droit de la réviser sans préavis par une mise à jour de cette page Web. En continuant à utiliser ce site Web ou en achetant ou en souscrivant à quelconque de nos produits après que des changements y aient été apportés, vous signifiez votre consentement à la version révisée de cette politique relative à la protection de la vie privée. Veuillez consulter ce site Web pour accéder à la version en cours de cette politique relative à la protection de la vie privée.

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3. Liens vers les sites Web de tiers

Nos produits et services disponibles en version électronique ou en ligne peuvent contenir des liens vers des sites Web de tiers qui n'appartiennent pas et ne sont pas exploités par First Reference Inc./La Référence. Bien que nous efforçons de limiter nos liens Internet à des sites Web qui partagent nos normes, nos objectifs et notre respect de la vie privée, ces liens sont fournis uniquement pour des raisons pratiques et ne représentent pas un aval de ces sites tiers. Nous n'assumons aucune responsabilité quant aux politiques sur la protection de la vie privée ou au contenu de tels sites Web de tiers, notamment en ce qui concerne les RPN que vous pourriez leur fournir. Nous vous recommandons fortement de vous tenir au courant des sites Web que vous visitez et de leur politique sur la protection de la vie privée. First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer quelconque responsabilité pour les politiques sur la protection de la vie privée et sur les renseignements, ni pour les pratiques ou pour les actions de tiers quels qu'ils soient.

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4. Collecte et utilisation des RPN

Lorsque vous participez à un essai gratuit, ou lorsque vous achetez ou souscrivez une licence à un de nos produits ou services, ou lorsque vous participez à des sondages ou des forums ou des groupes de discussion (le cas échéant), First Reference Inc./La Référence pourrait vous demander de fournir certains renseignements à votre sujet ou au sujet de votre employeur, notamment des coordonnées, des adresses courriel, des préférences en ce qui concerne des produits, des renseignements relatifs au paiement et d'autres informations pertinentes à la commercialisation. Bien que certains des renseignements sollicités soient facultatifs, certaines activités nécessitent la divulgation de certains renseignements. Si vous décidez de ne pas divulguer les renseignements nécessaires à une activité particulière, vous ne pourrez pas prendre part à cette activité.

Nous utilisons les RPN que vous fournissez afin:

Si vous nous indiquez par écrit ou par courriel que vous souhaitez être exclu de toute communication avec First Reference Inc./La Référence, nous respecterons votre souhait. Cependant, étant donné que nous devrons occasionnellement vous envoyer certains messages importants relatifs à votre utilisation du site Web ou à nos produits et services (notamment des mises à jour concernant l'état du système ou des confirmations de commandes), nous nous réservons le droit de vous contacter dans ces circonstances. Par conséquent, vous ne pourrez pas être exclu de telles communications.

First Reference Inc./La Référence pourrait fournir des renseignements regroupés concernant nos abonnés (notamment des statistiques globales) à tiers à des fins publicitaires, de services mercatiques, ou autres. Ces renseignements ne permettant pas l'identification de personnes individuelles, ils ne sont pas considérés comme RPN.

Les RPN que vous fournissez à First Reference Inc./La Référence ne seront ni fournis ni divulgués à aucune tierce partie, sauf dans les conditions décrites plus haut ou quand nous le croirons exigé par la loi, sans votre accord préalable.

Si des sous-traitants sont engagés pour traiter une quelconque partie des renseignements recueillis ou pour fournir des services de marketing pour le compte de First Reference Inc./La Référence, nous nous assurerons que ces fournisseurs soient liés par contrat à se conformer à la législation en vigueur sur la protection de la vie privée.

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5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous prenons des précautions raisonnables pour protéger les renseignements que nous recueillons, notamment des points de vue organisationnel, physique, et électronique. First Reference Inc./La Référence a mis en place des mesures de sécurité appropriées sur son site Web pour permettre les règlements par carte de crédit le cas échéant.

Il demeure toutefois important de noter que toute information transmise par Internet peut être interceptée par des tierces parties. Par conséquent, First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer une quelconque responsabilité en cas de vol, de perte, d'utilisation malveillante ou d'altération de quelconque information transmise par Internet. Nous vous recommandons fortement de ne pas nous faire parvenir des données confidentielles ou des informations sensibles, telles que les données de carte de crédit, par courrier électronique.

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6. Conservation de vos renseignements personnels

Lorsque vos RPN ne seront plus nécessaires pour les raisons énoncées plus haut, nous les détruirons ou nous ferons en sorte de rendre ces renseignements non-identifiables (plus précisément, nous altèrerons les données de façon à les rendre impossible à retracer ou à associer à un individu spécifique)

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7. Utilisation de témoins de connexion

Lorsque vous vous abonnez à l'un de nos produits ou services électroniques ou en ligne, des témoins de connexion («cookies») sont utilisés. Ce sont de petits morceaux de données stockées par votre navigateur Internet sur le disque dur de votre ordinateur, qui nous permettent de vous reconnaître lorsque vous visitez nos sites Internet.

Quand vous naviguez notre site Web, un témoin de connexion est utilisé pour nous aider à comptabiliser le nombre de visites, le temps moyen passé sur le site Web, les pages vues ainsi que d'autres statistiques concernant votre utilisation du site Web. Quand vous effectuez une recherche, un témoin de connexion est utilisé pour transporter les données de la demande de recherche de la page de demande à la page de résultats. À lui seul, ce témoin ne nous communique pas votre adresse courriel ni votre identité, et par conséquent n'est pas considéré comme RPN.

Si vous décidez de passer une commande ou de vous inscrire en ligne avec nous, nous pourrions recueillir des renseignements supplémentaires. Dans ce cas, nous utilisons des témoins de connexion pour vous reconnaitre lors de visites ultérieures et pour faciliter votre expérience en ligne, sauf en cas d'interdiction par la loi. Un témoin de connexion ne peut pas être exécuté comme un code informatique ou pour transmettre des virus. La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les témoins de connexion. Vous pouvez cependant reconfigurer votre navigateur de manière à refuser tous les témoins de connexion ou à indiquer quand un témoin est envoyé. Si vous choisissez de ne pas accepter les cookies, veuillez noter que certaines parties de nos services Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

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8. Utilisation des babillards électroniques, du clavardage et des forums de discussion

Veuillez noter que lorsque vous divulguez des RPN sur un babillard électronique public, dans une séance de clavardage ou dans un forum de discussion (lorsqu'ils sont disponibles) dans l'un de nos produits ou services électroniques ou en ligne, ces renseignements peuvent être rendus publics et devenir accessibles à toutes les personnes qui accèdent à ce produit ou service électronique ou en ligne. Nous vous exhortons à faire preuve de discernement et de prudence avant de décider de divulguer des RPN, ou tout autre renseignement, de cette manière. First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer une quelconque responsabilité concernant l'utilisation de quelconque RPN que vous aurez divulgué de plein gré par le biais des babillards électroniques publics, de salles de clavardage ou de forums de discussion ou d'autres fonctionnalités interactives de ce type offertes par First Reference Inc./La Référence.

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9. Accès à vos renseignements personnels, questions et réclamations

Vous avez droit d'accès, de vérification, de modification ou de rectification de vos RPN à tout moment. Sur demande adressée à notre responsable de la protection de la vie privée (voir coordonnées ci-dessous), nous vous donnerons accès aux RPN que nous aurons recueillies à votre sujet (sauf si la divulgation de ces informations est interdite par la loi), de manière à ce que vous puissiez les vérifier, les modifier ou les rectifier.

Si vous avez des inquiétudes relatives à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos RPN, veuillez prendre contact avec notre responsable de la protection de la vie privée:

Yosie Saint-Cyr
First Reference Inc. /La Référence
50 Viceroy, Unit 1
Concord, Ontario
L4K 3A7
Tel. (905) 761-7305 ext. 170
Toll Free: 1 (800) 750-8175 ext. 170
Fax (905) 761-7306
responsabledelavieprivée@leseditionslareference.com

Vos inquiétudes feront promptement l'objet d'une enquête dont vous serez tenu au courant au plus tôt des résultats ainsi que des éventuelles actions requises à son issue.

Cette politique de protection de la vie privée, telle que modifiée de temps à autre, a été adoptée par First Reference Inc. /La Référence le 1er avril 2009.

Révisé le 9 avril 2013

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